Émettre et recevoir des factures électroniques, c'est bien. Les archiver correctement pendant 10 ans, c'est obligatoire. La loi impose aux entreprises de conserver leurs factures pendant une durée minimale qui peut s'étendre à 10 ans selon les obligations fiscales et commerciales. Avec la dématérialisation, l'archivage ne se résume plus à empiler des classeurs : il exige des formats pérennes, une intégrité garantie et des solutions certifiées. Voici comment vous mettre en conformité.
L'obligation légale d'archivage : ce que dit la loi
Plusieurs textes encadrent la conservation des factures en France :
- 6 ans au titre fiscal — L'article L.102 B du Livre des Procédures Fiscales impose la conservation des factures pendant 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée.
- 10 ans au titre commercial — L'article L.123-22 du Code de Commerce impose la conservation des documents comptables pendant 10 ans.
- Format d'origine obligatoire — Une facture électronique doit être conservée sous forme électronique. Imprimer un PDF et jeter le fichier numérique ne suffit pas.
En pratique, appliquez la durée la plus longue : conservez toutes vos factures pendant 10 ans minimum sous leur format électronique d'origine.
Les exigences techniques de l'archivage
L'archivage de factures électroniques n'est pas un simple stockage de fichiers. Il doit garantir :
- L'intégrité — Le document ne doit pas pouvoir être modifié après archivage. Toute altération doit être détectable.
- La lisibilité — Le document doit rester lisible pendant toute la durée de conservation, même si les logiciels évoluent.
- La traçabilité — L'historique des accès et des opérations sur le document doit être enregistré (piste d'audit).
- La disponibilité — Les factures doivent être accessibles rapidement en cas de contrôle fiscal.
Attention : stocker vos factures dans un dossier sur votre ordinateur ou sur une clé USB ne répond pas à ces exigences. Un disque dur peut tomber en panne, un fichier peut être modifié accidentellement, et rien ne prouve l'intégrité du document.
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Les formats pérennes pour l'archivage
Pour garantir la lisibilité sur 10 ans, privilégiez les formats suivants :
- PDF/A — Version archivage du PDF, conçue pour la conservation longue durée. Il embarque toutes les polices et ressources nécessaires à l'affichage, indépendamment du logiciel utilisé pour le lire.
- Factur-X — Étant basé sur PDF/A-3, il est nativement adapté à l'archivage longue durée.
- XML (UBL, CII) — Formats textuels ouverts qui restent lisibles indéfiniment avec n'importe quel éditeur de texte.
Conservez toujours le fichier dans son format d'émission ou de réception original. Si vous recevez une facture en UBL, archivez-la en UBL. Ne la convertissez pas en PDF pour l'archivage : vous perdriez les données structurées.
Le coffre-fort numérique
Un coffre-fort numérique est une solution de stockage sécurisée qui garantit l'intégrité, la confidentialité et la pérennité des documents. Pour l'archivage de factures, il doit offrir :
- Chiffrement des données au repos et en transit
- Horodatage certifié de chaque dépôt (preuve de la date d'archivage)
- Contrôle d'intégrité par empreinte numérique (hash) — toute modification est détectée
- Redondance géographique — les données sont répliquées dans plusieurs centres de données
- Accès contrôlé avec journalisation des consultations
Des plateformes de facturation comme Pennylane et Indy intègrent directement un archivage conforme dans leur offre. Vos factures sont archivées automatiquement dès leur émission ou réception.
La certification NF Z42-013
La norme NF Z42-013 (devenue ISO 14641) est la référence française pour l'archivage électronique à valeur probante. Elle certifie que le système d'archivage répond aux exigences de :
- Capture fidèle du document
- Conservation intègre et pérenne
- Restitution conforme à l'original
- Destruction sécurisée en fin de durée de conservation
Choisir une solution certifiée NF Z42-013 vous apporte une présomption de fiabilité en cas de contrôle fiscal. Ce n'est pas obligatoire, mais c'est fortement recommandé, surtout pour les volumes importants.
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Solutions de GED pour l'archivage
La Gestion Électronique de Documents (GED) va au-delà du simple archivage. Elle permet d'organiser, classer, rechercher et partager vos factures. Pour choisir votre solution :
- Pour les indépendants et TPE — L'archivage intégré à votre logiciel de facturation suffit généralement. Tiime (gratuit) et Indy conservent vos factures automatiquement.
- Pour les PME — Une solution combinant facturation et GED comme Pennylane offre un bon compromis entre simplicité et complétude.
- Pour les grandes entreprises — Des solutions GED dédiées (Zeendoc, Yooz) avec certification NF Z42-013 et fonctionnalités avancées de workflow documentaire.
Comparez les fonctionnalités d'archivage sur notre comparateur de plateformes.
Les coûts de l'archivage
Le coût de l'archivage dépend de votre volume et de la solution choisie :
- Inclus dans le logiciel de facturation — La plupart des plateformes agréées incluent l'archivage dans leur abonnement, même sur les offres gratuites.
- Solutions GED dédiées — Comptez entre 20 et 100 euros par mois selon le volume de documents et les fonctionnalités.
- Coffre-fort numérique certifié — De 5 à 50 euros par mois selon le prestataire et le volume de stockage.
Pour la plupart des TPE et PME, l'archivage intégré au logiciel de facturation est la solution la plus économique et la plus simple.
Que faire en cas de changement de logiciel ?
Si vous changez de plateforme de facturation, la question de l'archivage est cruciale :
- Vérifiez la portabilité — Avant de résilier, assurez-vous de pouvoir exporter toutes vos factures archivées dans un format standard (PDF/A, XML).
- Demandez la durée de rétention post-résiliation — Certaines plateformes conservent vos données 1 à 3 mois après résiliation. D'autres les suppriment immédiatement.
- Effectuez un export complet — Téléchargez toutes vos factures émises et reçues avant de fermer votre compte.
- Importez dans votre nouvelle solution — Les meilleures plateformes proposent un import d'archives existantes.
Conseil : prévoyez cette question dès le choix initial de votre plateforme. C'est un critère de sélection important que vous pouvez vérifier sur notre comparateur.
Les erreurs à éviter
- Stocker sur un disque dur local uniquement — Risque de perte en cas de panne, vol ou incendie. Aucune garantie d'intégrité.
- Utiliser un service cloud grand public (Google Drive, Dropbox) sans fonctionnalité d'archivage à valeur probante — pas d'horodatage certifié, pas de contrôle d'intégrité.
- Convertir le format avant archivage — Conservez le format d'origine (Factur-X, UBL, CII).
- Supprimer les factures après 6 ans — La durée commerciale est de 10 ans. Ne confondez pas les deux délais.
- Oublier les factures reçues — L'obligation d'archivage porte aussi sur les factures de vos fournisseurs, pas uniquement sur celles que vous émettez.
FAQ
Dois-je aussi conserver une version papier de mes factures électroniques ?
Non. Depuis 2017, les factures électroniques n'ont pas besoin d'être imprimées pour être conservées. L'archivage numérique conforme suffit. En revanche, si vous recevez encore des factures papier, vous devez les conserver sous forme papier OU les numériser avec un processus certifié conforme.
Que se passe-t-il si je perds mes factures archivées ?
En cas de contrôle fiscal, l'absence de factures peut entraîner un rejet de la déductibilité de TVA et des pénalités. Avec la réforme 2026, l'administration fiscale dispose d'une copie des données de facturation transmises via les PDP, mais cela ne vous exonère pas de votre obligation propre de conservation.
Mon logiciel de facturation archive-t-il automatiquement mes factures ?
La plupart des plateformes agréées incluent un archivage automatique conforme. Vérifiez dans les conditions de votre abonnement que la durée de conservation est bien de 10 ans et que l'intégrité des documents est garantie. En cas de résiliation, assurez-vous de pouvoir exporter l'intégralité de vos archives.