Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Mais attention : une facture électronique, ce n'est pas un simple PDF envoyé par email. C'est un fichier structuré, dans un format normé, transmis via une plateforme agréée par l'État. Si vous ne savez pas par où commencer, ce guide vous accompagne étape par étape pour créer votre première facture électronique en toute conformité.
Qu'est-ce qu'une facture électronique (et ce que ce n'est pas)
Beaucoup confondent encore la facture dématérialisée (un PDF envoyé par mail) avec la facture électronique au sens de la réforme. La différence est fondamentale :
- Un PDF classique n'est pas une facture électronique. Il ne contient pas de données structurées exploitables automatiquement.
- Une facture électronique est un fichier contenant des données lisibles à la fois par l'humain et par une machine, dans un format normé (Factur-X, UBL ou CII).
- Elle doit transiter par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée par la DGFiP.
En résumé : le format compte autant que le contenu. Un devis converti en PDF ne sera jamais conforme, même s'il contient toutes les mentions obligatoires.
Les 3 formats acceptés par l'administration
La réforme impose l'utilisation de l'un des trois formats suivants :
- Factur-X — Le format hybride français. Il combine un PDF lisible par l'humain et un fichier XML intégré contenant les données structurées. C'est le format le plus répandu en France et le plus simple à adopter.
- UBL (Universal Business Language) — Un standard international largement utilisé en Europe. Fichier XML pur, sans partie visuelle PDF.
- CII (Cross Industry Invoice) — Un autre standard international basé sur la norme UN/CEFACT. Également un fichier XML pur.
Pour la grande majorité des TPE et PME françaises, Factur-X est le choix naturel. Il est supporté par toutes les plateformes agréées et permet de conserver un aspect visuel familier.
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Étape 1 : Choisir un logiciel de facturation agréé
Vous ne pouvez pas créer une facture électronique conforme avec Word ou Excel. Il vous faut un logiciel connecté à une PDP agréée par la DGFiP. Voici les critères essentiels :
- Agrément PDP — Vérifiez que la plateforme figure sur la liste officielle des plateformes agréées.
- Formats supportés — Au minimum Factur-X. Idéalement UBL et CII en complément.
- Simplicité d'utilisation — Testez l'interface avant de vous engager.
- Prix adapté — Des solutions gratuites existent pour les petits volumes.
Parmi les solutions fiables : Tiime (gratuit, idéal pour les indépendants), Indy (parfait pour les professions libérales) et Pennylane (complet pour les PME). Utilisez notre comparateur pour trouver la solution adaptée à votre profil.
Étape 2 : Renseigner les mentions obligatoires
Une facture électronique doit contenir toutes les mentions légales obligatoires, enrichies par la réforme 2026 :
- Numéro unique de facture (séquence chronologique sans rupture)
- Date d'émission et date de livraison ou de prestation
- Identité complète de l'émetteur : nom, adresse, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire
- SIREN du client (nouveauté 2026)
- Désignation précise des produits ou services, quantité, prix unitaire HT
- Taux de TVA applicable et montant de TVA par taux
- Montant total HT et TTC
- Conditions de paiement et date d'échéance
- Adresse de livraison si différente de l'adresse de facturation (nouveauté 2026)
Conseil pratique : Un bon logiciel de facturation pré-remplit la plupart de ces champs automatiquement à partir de votre fiche entreprise et de votre base clients. Vérifiez simplement que tout est correct avant validation.
Étape 3 : Créer et valider la facture
La création concrète se fait en quelques clics dans votre logiciel :
- Sélectionnez le client dans votre base de données
- Ajoutez les lignes de produits ou services avec les prix et taux de TVA
- Vérifiez le récapitulatif : montants HT, TVA, TTC
- Le logiciel génère automatiquement le fichier au format Factur-X (ou UBL/CII)
- Validez la facture — une fois validée, elle ne peut plus être modifiée (vous devrez émettre un avoir si nécessaire)
Étape 4 : Envoyer la facture via votre PDP
L'envoi ne se fait plus par email. Votre facture transite par votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire qui se charge de :
- Vérifier la conformité du format et des données
- Transmettre la facture à la PDP de votre client (ou au Portail Public de Facturation)
- Envoyer les données fiscales à l'administration (e-reporting)
- Gérer les statuts du cycle de vie : envoyée, reçue, acceptée, payée
Tout cela est transparent pour vous : dans la plupart des logiciels, un simple clic sur "Envoyer" déclenche l'ensemble du processus.
Étape 5 : Suivre le cycle de vie de la facture
La réforme 2026 introduit une obligation nouvelle : le suivi du cycle de vie de chaque facture. Votre logiciel doit mettre à jour les statuts suivants :
- Émise — La facture a été créée et envoyée via la PDP.
- Reçue — Le destinataire a bien reçu la facture.
- Acceptée ou refusée — Le client valide ou conteste la facture.
- Mise en paiement — Le paiement est en cours de traitement.
- Payée — Le règlement est effectif.
Ce suivi est géré automatiquement par les plateformes agréées. Vous n'avez qu'à surveiller votre tableau de bord pour identifier les factures en attente ou contestées et relancer vos clients si nécessaire.
Étape 6 : Archiver la facture
Chaque facture émise ou reçue doit être archivée pendant 10 ans dans son format électronique d'origine. La bonne nouvelle : la plupart des logiciels de facturation incluent un archivage automatique conforme. Vérifiez simplement que votre plateforme garantit l'intégrité et la pérennité des documents sur cette durée.
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Les erreurs à éviter
- Envoyer un PDF par email en pensant être conforme — ce n'est pas le cas.
- Oublier le SIREN du client — mention devenue obligatoire en 2026.
- Modifier une facture après validation — c'est interdit. Émettez un avoir.
- Ne pas suivre les statuts — la gestion du cycle de vie est obligatoire.
- Utiliser un logiciel non agréé — vous risquez des sanctions.
FAQ
Puis-je continuer à envoyer des factures PDF par email ?
Non, à partir de septembre 2026 pour la réception (toutes les entreprises) et progressivement pour l'émission, les factures B2B doivent transiter par une plateforme agréée dans un format structuré. Le PDF simple ne sera plus conforme.
Combien coûte la création d'une facture électronique ?
Le coût dépend de votre logiciel. Des solutions comme Tiime sont gratuites pour les indépendants. Pour les PME, comptez entre 14 et 50 euros par mois selon les fonctionnalités. Consultez notre guide des logiciels de facturation gratuits en 2026.
Faut-il un expert-comptable pour faire des factures électroniques ?
Non, un expert-comptable n'est pas obligatoire. Les logiciels de facturation modernes sont conçus pour être utilisés sans compétences comptables. En revanche, un expert-comptable peut vous aider à paramétrer correctement la TVA et à vérifier la conformité initiale.