La facturation électronique ne s'arrête pas à l'envoi : vous devez aussi archiver vos factures pendant une durée précise, dans un format conforme. Voici les règles à connaître.
Durées légales de conservation
Plusieurs textes imposent des durées de conservation différentes. Voici les principales :
| Obligation | Durée | Base légale |
|---|---|---|
| Conservation fiscale | 6 ans | Article L102 B du Livre des procédures fiscales |
| Conservation comptable | 10 ans | Article L123-22 du Code de commerce |
| Conservation commerciale | 5 ans | Article L110-4 du Code de commerce |
Règle simple à retenir
Conservez vos factures pendant 10 ans à partir de la date d'émission. C'est la durée la plus longue et elle couvre toutes les obligations.
Conditions d'archivage des factures électroniques
L'archivage électronique n'est pas un simple stockage de fichiers. Pour être conforme, il doit garantir :
Intégrité
La facture ne doit pas pouvoir être modifiée après archivage. Un horodatage ou une signature électronique garantit l'intégrité.
Lisibilité
La facture doit rester lisible pendant toute la durée de conservation. Le format d'origine (Factur-X, UBL, CII) doit être préservé.
Accessibilité
Vous devez pouvoir retrouver et présenter n'importe quelle facture à l'administration fiscale dans un délai raisonnable.
Traçabilité
Une piste d'audit fiable (PAF) doit permettre de retracer le lien entre la facture, la livraison et le paiement.
Où archiver ses factures ?
Plusieurs options s'offrent à vous :
Votre plateforme agréée (recommandé)
La plupart des PDP incluent l'archivage conforme dans leur offre. C'est la solution la plus simple : vos factures sont archivées automatiquement là où elles transitent.
Le PPF (Chorus Pro)
Si vous utilisez le Portail Public de Facturation, l'archivage est inclus et gratuit.
Un coffre-fort numérique certifié
Certaines entreprises utilisent un service d'archivage tiers certifié NF Z42-013 ou ISO 14641.
Erreurs fréquentes à éviter
Stocker uniquement en PDF
Un PDF simple n'est pas une facture électronique conforme. Vous devez conserver le fichier structuré d'origine (Factur-X, UBL ou CII).
Archiver sur un disque dur local
Un disque dur peut tomber en panne. Privilégiez un archivage cloud sécurisé avec redondance.
Supprimer les factures après le délai fiscal (6 ans)
Le délai comptable est de 10 ans. Ne supprimez rien avant 10 ans.
Ce que votre plateforme doit gérer
Quand vous choisissez une solution de facturation électronique, vérifiez que l'archivage conforme est inclus dans l'offre. La plupart des plateformes agréées DGFiP le proposent, mais les conditions varient (durée, coût supplémentaire, certification). Comparez les offres sur notre comparateur.
Questions fréquentes sur l'archivage
Que se passe-t-il si je perds une facture archivée ?
En cas d'audit, l'administration peut réclamer tous les justificatifs. Si vous ne pouvez pas présenter une facture après 10 ans, le risque est le rejet de la déduction de TVA. Un archivage sécurisé (cloud avec redondance) prévient ce problème. Les solutions agréées incluent généralement une sauvegarde automatique et des garanties de disponibilité.
Puis-je archiver uniquement les PDF des factures ?
Légalement, non. Un PDF simple ne prouve pas l'intégrité du document. Vous devez conserver le fichier structuré d'origine (Factur-X, UBL, CII) ou au minimum un PDF signé/horodaté. Le PDF peut être utilisé comme version lisible supplémentaire, pas comme seul archivage.
Dois-je archiver aussi les factures reçues ?
Oui. Les factures émises ET reçues doivent être archivées pendant 10 ans. Si vous travaillez avec des fournisseurs, assurez-vous de bien conserver ces documents. Un bon logiciel de facturation électronique gère les deux automatiquement.
Que faire après 10 ans : puis-je vraiment tout supprimer ?
Après 10 ans, vous pouvez supprimer. Cependant, si vous êtes en litige (par exemple avec un client) ou audité, l'administration peut demander de remonter plus loin. Il est généralement prudent de conserver au moins les synthèses comptables au-delà de 10 ans.
Mon fournisseur cloud ferme ses portes : que devient mon archivage ?
C'est un risque réel. Avant de choisir un archivage tiers, vérifiez sa certification (NF Z42-013 ou ISO 14641) et ses garanties de continuité. La plupart des solutions agréées incluent une clause de portabilité des données en cas de fermeture. Préférez une plateforme agréée à un petit service indépendant.
Les formats d'archivage expliqués
Comprendre les formats vous aide à faire les bons choix d'archivage :
Factur-X (recommandé)
C'est le format franco-allemand hybride qui combine un PDF lisible et des données structurées XML. L'avantage : vous avez à la fois une présentation visuelle et les données brutes. Idéal pour l'archivage long terme car le PDF reste lisible même en cas d'obsolescence technologique.
UBL 2.1
Format XML international très structuré. Excellent pour l'automatisation et les échanges B2B. Nécessite un lecteur XML pour affichage, d'où l'importance d'archiver aussi une version PDF.
CII (Cross Industry Invoice)
Format très technique pour la facturation complexe, surtout en B2B. Peu utilisé pour les TPE/PME. À archiver avec une documentation explicative.
Audit et conformité : ce qu'il faut prouver
Lors d'un contrôle fiscal, l'administration peut demander à vérifier votre archivage. Voici ce que vous devez pouvoir prouver :
- La facture d'origine avec son horodatage ou sa signature
- La piste d'audit (qui a créé, envoyé, modifié la facture)
- La preuve d'intégrité (certificat d'archivage, hash cryptographique)
- L'accessibilité : pouvoir extraire n'importe quelle facture en moins de 48 heures
- La conformité du format (pas de modifications après émission)
Une plateforme agréée assure tout cela automatiquement et fournira les preuves de conformité en cas de besoin.